Effektiv referenstagning – en nyckel till lyckad rekrytering

Referenstagning är naturligtvis en självklar och viktig del i varje rekryteringsprocess.  Genom att samla in information från tidigare arbetsgivare, chefer, kollegor, kanske även från nära vänner till kandidaten, kan du få en mer nyanserad bild av kandidaten och räta ut eventuella frågetecken.

Vi rekommenderar att du ber om minst tre referenser varav minst en bör vara en tidigare chef. Det händer även att vi ber att få kontakta någon som kandidaten inte uppger. Innan det sker måste man alltid fråga kandidaten om det är okej. Det viktiga är att du aldrig kontaktar någon utan att kandidaten vet om det.

Så lyckas du med referenstagning

Att genomföra en professionell och träffsäker referenstagning kan vara avgörande för en framgångsrik rekrytering. Här är några viktiga steg:

 

Förbered dig väl

Innan du kontaktar en referensperson är det viktigt att:

 

• Informera kandidaten – Se alltid till att kandidaten vet vilka referenser du planerar att kontakta och att de är informerade om att de kommer att bli kontaktade.
• Planera frågorna i förväg – En välstrukturerad frågelista hjälper dig att samla in relevant information och undvika att påverkas av subjektiva faktorer.
• Boka en tid – Genom att först kontakta referensen via e-post och skicka frågor eller rollbeskrivningen i förväg ger du dem tid att förbereda sig och ge genomtänkta svar.

Viktiga områden och frågor att ställa

För att få en tydlig och rättvis bild av kandidaten är det viktigt att ställa relevanta frågor. Här är några exempel på områden att undersöka:

 

• Kandidatens och referenspersonens relation: Hur länge och i vilken roll har de arbetat tillsammans?
• Arbetsuppgifter och resultat: Vad hade kandidaten för arbetsuppgifter och vilka resultat uppnådde personen?
• Kompetensnivå: Hur bedömer referensen kandidatens kompetens inom relevanta områden?
• Beteende i arbetslivet: Hur har kandidaten agerat i olika situationer, exempelvis vid stress eller teamwork?
• Vilja att samarbeta igen: Skulle referenspersonen vilja arbeta med kandidaten igen? Varför eller varför inte?

Frågebatteri för referenstagning

För att få en strukturerad och objektiv bild av kandidaten kan du använda skal- och flervalsfrågor. T ex:

 

Bakgrundsverifiering

 

• Vilken yrkesmässig relation har du till kandidaten?
• Hur länge arbetade ni tillsammans?
• Vilka arbetsuppgifter hade kandidaten?

Personliga egenskaper (beteendebaserade frågor)

Referenspersonen kan få bedöma på en skala mellan exempelvis 1-10 hur väl följande påståenden stämmer:

 

• Kandidaten arbetar snabbt och effektivt?
• Kandidaten levererar högkvalitativt arbete i tid?
• Kandidaten beter sig respektfullt gentemot andra?
• Kandidaten fungerar bra i sitt team? Och teamet fungerar bra med kandidaten?
• Kandidaten sätter och når uppsatta mål?